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Dematerialisation factures clients

Dematerialisation factures clients



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Qweeby permet à l’émetteur de gérer de manière unifiée l’envoi de ses factures selon les demandes de ses clients : papier ou électronique. En effet, les clients n’accepteront pas tous la dématérialisation en même temps ; certains pourront même avoir des exigences techniques particulières.

Qweeby s’occupe de gérer la diversité et permet à l’émetteur de bénéficier des avantages de la dématérialisation sans en supporter la complexité. Les protocoles demandés par les clients donneurs d’ordres sont pris en charge automatiquement, les autres clients peuvent être déployés via une plateforme de transmission sécurisée et tracée, et les clients qui souhaitent rester au format papier sont gérés, en papier, dans le flux de manière fluide et facile. La généralisation progressive de la dématérialisation à tous les clients est simple à réaliser et transparente pour l’utilisateur.

La solution Qweeby est conçue pour l’émetteur. Elle propose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent son intégration dans le processus de facturation client, ou répondent à des  besoins, tel que la prise en charge des pièces jointes aux factures ou la distinction automatique des factures à dématérialiser et des factures à imprimer.

Pourquoi utiliser Qweeby:

  • Retour sur investissement immédiat :

Qweeby coûte en fonction des envois (abonnement mensuel) et existe en version sans coût de mise en œuvre, suffisante pour démarrer la dématérialisation sans investissement. Des options permettent ensuite d’accompagner la montée en puissance et d’assurer en permanence un retour sur investissement immédiat.

  • Génération des écritures comptables pour le client récepteur de la facture électronique :

Qweeby transcrit automatiquement les factures transmises sous la forme d’un fichier électronique constituant l’écriture comptable liée à la facture (par facture, par période ou par sélection de factures). Le client y trouve son intérêt et accepte plus facilement la dématérialisation, d’autant que les factures restent disponibles dans l’espace client sur la plateforme Qweeby pendant toute l’année en cours.

  • Compatibilité avec les demandes des grands donneurs d’ordres :

Qweeby est connecté à plusieurs donneurs d’ordres et prend en charge les connexions souhaitées par ses clients avec leurs propres clients donneurs d’ordres demandeurs de la facture électronique. L’émetteur n’a ainsi qu’un seul outil pour traiter l’intégralité de son flux de facturation client, quels que soient les connexions et protocoles demandés.

  • Exhaustivité des modes d’envoi, y compris le courrier :

Qweeby va dispatcher, de manière automatique et transparente pour l’utilisateur, les factures entre les différents modes de transmission possibles : PDF signé avec notification (art. 289-V du CGI), PDF signé transmis par protocole technique (art. 289-V du CGI), flux structuré (art. 289 bis du CGI) et, si le client le désire, flux éditique (un opérateur partenaire prend en charge l’impression et l’expédition courrier des factures).

Fonctionnement :

qweeby.pngQweeby se présente sous la forme d’une « boite d’envoi » installée sur le poste de travail du ou des utilisateurs chargés d’émettre les factures clients. Il suffit de déposer les factures au format PDF dans la boite d’envoi et de les signer (pour leur conférer leur valeur légale et fiscale) et… c’est tout ! Qweeby s’occupe du reste et l’utilisateur peut passer à autre chose. 

Lorsque l’option de tri automatique est activée, il suffit de déposer toutes les factures dans la « Boite d’envoi » pour qu’elles soient prises en charge : les factures dématérialisées sont transmises et les autres, pour les clients qui n’ont pas (encore) accepté, sortent directement sur l’imprimante (ou sont prises en charge par notre partenaire d’éditique.

L’utilisateur n’a pas besoin de traiter différemment les factures selon les clients : tout est automatique… Aussi simple que l’enveloppe à fenêtre !
EN MODE « TRAITEMENT EN LOT » (OPTION), L’ENVOI DE 100 FACTURES NECESSITE MOINS DE 1 MINUTE

L’installation de Qweeby sur le poste de l’utilisateur est rapide et simple. Tout est préparé en amont par l’équipe technique de Qweeby. Quelques instants suffisent pour être opérationnel.
A tout moment notre service client accompagne les utilisateurs et répond à toutes les questions.

Le saviez-vous:

Dématérialiser 1000 factures, c’est :

  • 200 € d’économie immédiate sur l’affranchissement
  • 4 ramettes de papier économisées (original client + copie d’archive)
  • 1000 enveloppes
  • 1 toner d’encre



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