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Opter pour la dématérialisation des documents - zoom sur la facture électronique

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Les entreprises françaises continuent à consommer chaque année de plus en plus de papier, alors que l’industrie papetière est l'une des plus polluantes.

Les échanges commerciaux imposent aux entreprises d’émettre un certain nombre de documents tels que les factures. Pour cela, le support le plus répandu est bien entendu le papier, mais il existe aujourd’hui une autre solution plus économique et plus écologique : la dématérialisation.

 

Qu’est-ce la dématérialisation ?

Derrière ce terme technique se cache une notion très simple.
La dématérialisation c’est tout simplement le remplacement du support papier par un fichier informatique. 
On parle aussi parfois de gestion électronique de document (GED).

C’est donc ce que nous faisons tous les jours lorsque nous écrivons un e-mail plutôt qu’une lettre.

 

Repère :

D’ici une dizaine d’années, selon la tendance actuelle, la consommation mondiale de papier pourrait croitre de 40%, impliquant une déforestation dramatique pour l’équilibre environnemental de la planète et une augmentation importante du prix du papier.

 

 

Il existe 2 types de dématérialisation de facture :

  • La dématérialisation simple : une facture électronique est envoyée au client et une facture papier est archivée par l’entreprise émettrice.
  • La dématérialisation fiscale : autorisée par la directive européenne 2001/115/CE, elle autorise les acteurs des échanges, clients et fournisseurs, à se dédouaner complètement du format papier.

La dématérialisation appliquée aux factures est aussi appelée facture électronique.

 

Repère :

Connaissez-vous le coût de traitement d’une facture papier ?

Selon une enquête BVA, le coût moyen estimé de traitement d’une facture sur l’ensemble du processus est en moyenne de 26 euros (17 euros à la charge de l’acheteur et 9 euros pour l’émetteur)

On estime que le coût de traitement de la facture dématérialisée est divisé par 2 par rapport à la facture papier.

 

 

On distingue 2 types de format de facture électronique:

  • Structuré : c'est à dire interprétable automatiquement par un programme informatique. Plus généralement on parle de format à la norme EDI (EDIFACT, ANSI...) ou XML.
  • non structuré : c'est à dire une image électronique non modifiable. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. 

 

La dématérialisation présente de nombreux avantages :

  • Réduire significativement l’utilisation de papier et diminuer ainsi son impact sur l’environnement
  • Diminuer significativement les coûts, liés à l’achat de papier, aux traitements de documents papier et de frais d’envoi postaux.
  • Améliorer l’image éco-responsable de votre entreprise par une communication adéquate en interne et en externe.
  • Faire disparaitre les temps de transmission de documents. L’envoi et la réception sont quasiment instantanés.

 

Repère :
Dans une entreprise, la consommation annuelle moyenne de papier est de 75 kg par personne, soit l’équivalent du volume de 2 arbres entiers.

 

 

Votre plan d’action en 3 étapes :

 

Image Identifiez les documents pouvant être dématérialisés c'est-à-dire transformés en documents électroniques

 
  • Identifiez tous les documents grands consommateurs de papier et pouvant être transformés en format électronique (factures, supports commerciaux, base tarifaire, notes de services…)
  

Image Identifiez les interlocuteurs susceptibles de recevoir des documents électroniques

  • Listez vos interlocuteurs et vérifiez le type de communication utilisé (envoi par courrier, fax, e-mail…)
  • Identifiez les interlocuteurs avec qui vous pouvez communiquer par format électronique (pour lesquels vous disposez d’une adresse e-mail par exemple)
    • Interlocuteurs internes
    • Interlocuteurs externes (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…)
  • Demandez à vos interlocuteurs de vous fournir une adresse e-mail.
  • Proposez à vos interlocuteurs de recevoir des documents électroniques, en particulier des factures.
    

Image Dématérialisez vos documents : transformez vos documents en format électronique

 

Avec le développement croissant de l’informatique, nous disposons aujourd’hui de nombreux outils qui nous permettent de réaliser nous-mêmes cette dématérialisation. Il est aussi possible de faire appel à des prestataires spécialisés.

 
  • Le format PDF (de l’éditeur Acrobat Reader) est un excellent moyen et très simple de dématérialiser vos documents et entre autres les factures. Téléchargez un logiciel de transcription. Certains sont gratuits.
    Evitez les formats Word ou Excel  qui  sont discutables car modifiable.
  • Privilégiez des formats de documents répandu et reconnu par tous.
  • La transmission de facture électronique nécessite de prendre des précautions afin de s’assurer de la légalité de son document, des obligations relatives à son archivage et de la capacité de son client à recevoir un format.
  • Vous pouvez sous-traiter cette activité à des sociétés qui vous fourniront une solution clé en main et sécurisée. D’autres prestataires pourront vous conseiller et vous aider à mettre en place cette démarche en interne.

Repère:

Que dit la réglementation fiscale ?

La directive européenne 2001/115/CE, en vigueur dans tous les états de l'Union depuis le 1er janvier 2004 autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier comme document légal.
Le CGI (Code Général des Impôts) fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures dans ses articles 289 bis et 289 V : Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret.
Lorsqu'elles se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées à l'article 289 bis.


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Qweeby   

Qweeby permet à l’émetteur de gérer de manière unifiée l’envoi de ses factures selon les demandes de ses clients : papier ou électronique.

La solution Qweeby présente de nombreux avantages :

  • Retour sur investissement immédiat
  • Génération des écritures comptables pour le client récepteur de la facture électronique
  • Compatibilité avec les demandes des grands donneurs d’ordres
  • Exhaustivité des modes d’envoi, y compris le courrier

Qweeby se présente sous la forme d’une « boite d’envoi » installée sur le poste de travail du ou des utilisateurs chargés d’émettre les factures clients. Il suffit de déposer les factures au format PDF dans la boite d’envoi et de les signer (pour leur conférer leur valeur légale et fiscale) et… c’est tout ! Qweeby s’occupe du reste et l’utilisateur peut passer à autre chose...

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